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Office文档的智能更新

标签: Office转换

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  微软在2014年4月份停止对Windows XP和Office 2003软件的支持,大部分用户已经升级到Office 2007甚至最新的2013版。旧版本的Office文件采用二进制文件,在新版Office中是以兼容模式打开,有可能出现问题。如何将这些旧版文件转换成Open XML格式的新版本呢?


  一个最简单的方法,就是在新版Office中打开旧版Office文档,然后通过“另存为”对话框保存为新版本格式的文档。不过当要转换的文档很多时,这方法过于繁琐,这时可借助Office 2013提供的一些工具,可以快速进行转换。


解决办法:

  利用“转换”实现一键更新

  如果只是少量的Office文档,可以通过“转换”的方式实现一键转换,这里以Excel 2013版本为例。

  载入旧版本格式的Excel工作簿,此时标题栏的文件名称后面显示“兼容模式”字样。切换到“文件”选项卡,在左侧导航窗格选择“信息”,在右侧窗格点击“转换”按钮,此时会弹出对话框(图1),点击“确定”很快完成自动转换。

1401jgsgx1



  利用OFC实现批量更新

  如果需要将多个旧格式的Word文档转换为新版本格式,使用上述方法未免麻烦,此时可借助官方提供的OMPM工具实现批量转换。首先从http://tinyurl.com/8y6sb9v下载OMPM工具包并解压,注意操作之前还需要在包含待更新文件的计算机上安装Microsoft Office兼容包(下载地址:http://tinyurl.com/72vkdpc)。

  进入OMPM解压文件夹,在Tools目录下可以找到Ofc.exe命令行工具。参考内置的Ofc.ini文件进行相关设置,设置项目很多,不过我们只需要关注两个方面:

  1.指定待更新文件所在位置:找到[FoldersToConvert]小节,按照“fldr=\\server\share\docs”的格式添加相应内容,例如“fldr=e:\Temp\temp1\”(图2)。

1401jgsgx2


   2.指定更新之后的输出位置:默认设置下,在更新之后,OFC会将更新文件储存在当前路径的Converted目录下,如果需要重新指定位置,可以找到[ConversionInfo]小节,更改“DestinationPathTemplate=”后面的内容,当然也可以使用默认设置不作更改。

  完成上述更改,进入命令提示符环境,执行ofc.exe命令(注意命令路径),稍等片刻即可完成批量更新文件格式的任务了(图3)。

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   当然除了上述方法,还可以考虑使用VBA的方法去实现,这里就不一一介绍了。

 

 

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